Szczegóły
powrót do listy przetargówKompleksowa obsługa prawna Gminy Werbkowice w 2018 roku
Werbkowice, dnia 3 listopada 2017 r.
RO.271.1.2017.MP
ZAPYTANIE OFERTOWE
pn. „KOMPLEKSOWA OBSŁUGA PRAWNA GMINY WERBKOWICE W 2018 ROKU”
Rozdział 1. Oznaczenie Zamawiającego
GMINA WERBKOWICE
ul. Zamojska 1, 22-550 Werbkowice
NIP: 919 178 31 98
REGON 950368859
tel. 84 6572 080, fax 84 657 20 91
e-mail: ug@werbkowice.pl, www.werbkowice.pl
Rozdział 2. Przedmiot zamówienia
1. Świadczenie kompleksowej obsługi prawnej Gminy Werbkowice (organów Gminy, Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych) podczas dyżurów w Urzędzie Gminy, o których mowa w Rozdziale 3 pkt 6 oraz kontaktów, o których mowa w Rozdziale 3 pkt 8 poprzez:
1) świadczenie pomocy prawnej poprzez udzielanie porad prawnych w zakresie zadań ustawowych samorządu gminnego, sporządzanie i wydawanie opinii prawnych;
2) opiniowanie projektów aktów prawnych wydawanych przez organy Gminy Werbkowice;
3) opiniowanie dokumentów wewnętrznych, regulaminów, instrukcji oraz innych dokumentów regulujących funkcjonowanie Urzędu Gminy Werbkowice i jednostek organizacyjnych gminy;
4) opiniowanie pod względem prawnym umów, porozumień i ugód oraz uczestniczenie w ich tworzeniu (opiniowanie projektów w/w dokumentów);
5) opiniowanie i weryfikacja dokumentacji w zakresie zamówień publicznych udzielanych przez Gminę Werbkowice i gminne jednostki organizacyjne, w tym wzorów umów załączanych do SIWZ;
6) opiniowanie treści korespondencji Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi w sprawach szczególnie skomplikowanych;
7) interpretowanie obowiązujących przepisów prawnych, udzielanie informacji o zmianach w przepisach oraz uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach uchybień,
8) zawiadamianie organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu;
9) występowanie w charakterze pełnomocnika Zamawiającego przed sądami i urzędami, prowadzenie spraw przed organami orzekającymi z wykorzystaniem wszystkich przewidzianych przez prawo środków dla ochrony uzasadnionych interesów Gminy Werbkowice i jednostek organizacyjnych gminy;
10) zapewnienie dalszego prowadzenia i reprezentacji we wskazanych przez Zamawiającego postępowaniach sądowych, administracyjnych lub innych sprawach będących w toku (rozpoczętych przed udzieleniem zamówienia);
11) opiniowanie spraw pracowniczych, m. in.: umów zlecenia i o dzieło, nagród jubileuszowych, okresu pracy w gospodarstwie rolnym i zatrudnienia za granicą, wypowiedzeń umów o pracę oraz warunków umowy, zbiegu egzekucji, potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych, itp.;
12) pomoc prawna przy udzielaniu wyjaśnień wobec podmiotów kontrolujących w trakcie i po zakończeniu kontroli przeprowadzanych przez podmioty do tego upoważnione;
13) uczestniczenie, na wniosek Zamawiającego, w sesjach Rady Gminy Werbkowice lub posiedzeniach Komisji Rady Gminy, prezentowanie stanowiska prawnego;
14) prowadzenie innych spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem obsługi prawnej gminy i jej jednostek organizacyjnych.
2. Udzielanie bezpłatnych porad prawnych mieszkańcom Gminy Werbkowice podczas dyżurów w Urzędzie Gminy, o których mowa w Rozdziale 3 pkt 6, z wyłączeniem sytuacji, w których występuje konflikt interesów.
Rozdział 3. Warunki realizacji zamówienia
1. Opinie prawne sporządzane będą przez Wykonawcę na piśmie w terminie od dnia otrzymania zapytania, odpowiednio:
1) do 3 dni roboczych - w sprawach nieskomplikowanych,
2) do 7 dni roboczych - w sprawach skomplikowanych lub zawiłych.
2. W przypadku niemożności wywiązania się z powyższych terminów Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia osoby występującej o opinię wraz z podaniem okoliczności, które spowodowały ten stan rzeczy w celu ustalenia nowego terminu wydania opinii prawnej.
3. W przypadkach uzasadnionych okolicznościami faktycznymi danej sprawy dopuszcza się możliwość wydawania opinii prawnej lub udzielenie porady prawnej w formie ustnej.
4. Wykonawca opiniuje projekty aktów normatywnych Rady Gminy Werbkowice w terminie, odpowiednio:
1) do 3 dni roboczych od dnia przekazania projektów uchwał, z zastrzeżeniem w podpunkcie 2;
2) do 24 godzin od chwili przekazania projektów uchwał - w przypadku zwoływania sesji Rady Gminy Werbkowice w trybie art. 20 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
5. Wykonawca opiniuje projekty zarządzeń Wójta Gminy w terminie do 3 dni roboczych od dnia przekazania projektu zarządzenia.
6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił osobistą obsługę prawną w siedzibie Zamawiającego jeden raz w tygodniu w godzinach od 09.30 do 15.30 według uzgodnionego harmonogramu, a w przypadku szczególnych potrzeb Zamawiającego dwa razy w tygodniu, z tym, że Wykonawca jest zobowiązany zapewnić obsługę prawną w siedzibie Zamawiającego dwa razy w tygodniu, na zgłoszenie Zamawiającego (telefoniczne lub za pośrednictwem poczty elektronicznej) maksymalnie do pięciu razy w całym okresie realizacji zamówienia.
7. Wykonawca będzie przedstawiał Zamawiającemu propozycję harmonogramu, o którym mowa w punkcie 6 do 25-tego dnia każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym będzie świadczona usługa, w formie elektronicznej na adres e-mail Zamawiającego lub telefonicznie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do zaproponowanego harmonogramu, w terminie 3 dni od jego otrzymania, w formie elektronicznej na adres Wykonawcy. Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia odpowiednich zmian w harmonogramie.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu oraz konsultacji telefonicznych i elektronicznych (e-mail) poza godzinami pobytu Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w pozostałe dni pracy Urzędu. Wykonawca zapewnia kontakt telefoniczny pod wskazanymi numerami telefonów oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.
9. W przypadku, gdy wskazany w harmonogramie dzień dyżuru jest dniem wolnym od pracy w Urzędzie lub zaistnieje konieczność stawienia się Wykonawcy w sądzie albo z innych przyczyn nie będzie możliwe świadczenie obsługi prawnej w ustalonym terminie, Wykonawca zapewni osobisty dyżur w Urzędzie w najbliższym możliwym terminie bez dodatkowego wynagrodzenia, z zastrzeżeniem pkt 10. Każdorazowo fakt ten Wykonawca uzgadnia z Wójtem lub Sekretarzem Gminy.
10. W sytuacji, o której mowa w pkt 9 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobisty dyżur w Urzędzie nie później niż w terminie 14 dni od ostatniego dyżuru.
11. Potwierdzeniem czasu wykonywania czynności w ramach zamówienia będzie ewidencja liczby godzin wykonywania umowy zlecenia. Ewidencja obejmować będzie okres miesiąca kalendarzowego i wskazywana w niej będzie ilość godzin i minut przepracowanych każdego dnia przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego. Ewidencja będzie dostarczana Zamawiającemu przez Wykonawcę najpóźniej w terminie doręczenia faktury za poprzedni miesiąc. Dane zawarte w ewidencji akceptowane będą przez Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną i podlegać będą kontroli. W razie wątpliwości odnoszących się do informacji w niej wykazanych, Wykonawca niezwłocznie skontaktuje się ze Zleceniodawcą w celu ich wyjaśnienia.
12. Zamawiający zobowiązuje się zapewnić Wykonawcy we własnej siedzibie warunki niezbędne do wykonywania obsługi prawnej. Poprzez "niezbędne warunki" rozumie się w szczególności udostępnienie Wykonawcy pomieszczenia przystosowanego do wykonywania niniejszej umowy podczas dyżurów w siedzibie Zamawiającego oraz zapewnienie Wykonawcy dostępu do dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, a także nieograniczonego kontaktu z osobami posiadającymi informacje przydatne dla realizacji usługi.
13. Wykonawca będzie wykonywał czynności związane z realizacją niniejszego przedmiotu zamówienia w terminach gwarantujących ich należyte wykonanie, z należytą starannością wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług i z należytą troską o finanse publiczne oraz interes prawny Zamawiającego.
Rozdział 4. Termin realizacji
Usługa będzie realizowana przez okres od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r.
Rozdział 5. Miejsce i sposób uzyskania dodatkowych informacji dotyczących zamówienia
Dodatkowych informacji dotyczących zamówienia udziela Sekretarz Gminy Monika Podolak; Urząd Gminy Werbkowice, ul. Zamojska 1, 22-550 Werbkowice, pokój nr 5, tel. 84 6572 080, w. 34, fax 84 6572 091, e-mail: sekretarz@werbkowice.pl.
Rozdział 6. Kryteria wyboru ofert
1. Cena – 80% wagi oceny
2. Metodologia świadczenia usług – 20% wagi oceny
Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% wagi oceny = 1 punkt.
Ad. 1 - Cena:
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:
Ocena ofert i punktacji będzie prowadzona według wzoru:
Cmin. x 100: Cof. = ilość pkt x 80% = ilość pkt badanej oferty
gdzie:
Cmin. – cena minimalna
Cof. - cena oferty
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Ad 2. Kryterium „Metodologia świadczenia usług”
W ramach tego kryterium oceniana oferta może uzyskać łącznie od 0 do 20 punktów.
W oparciu o treść oferty Wykonawcy ocenie podlegać będzie stopień spełnienia oczekiwań Zamawiającego wyrażonych poniżej:
1) zaproponowana przez Wykonawcę metodologia świadczenia usług dla organów gminy, Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych;
2) zaproponowana przez Wykonawcę metodologia świadczenia usług dla mieszkańców Gminy Werbkowice.
Zamawiający przyzna następującą punktację w ramach oceny ofert Wykonawców:
1) (20) pkt - propozycja w największym stopniu spełnia oczekiwania Zamawiającego;
2) (15) pkt – propozycja w dużym stopniu spełnia oczekiwania Zamawiającego;
3) (10) pkt – propozycja w przeciętnym stopniu spełnia oczekiwania Zamawiającego;
4) (5) pkt – propozycja w małym stopniu spełnia oczekiwania Zamawiającego;
5) (0) pkt – propozycja nie spełnia oczekiwań Zamawiającego;
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (P), będącą sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach: P = P(1) + P(2).
Rozdział 7. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności, tj. uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1870) lub/ i zawodu adwokata zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2016 r. poz. 1999 z późn. zm.) lub/i wpis na listę prawników zagranicznych, prowadzoną przez okręgową radę adwokacką lub radę okręgowej izby radców zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1874);
2) posiadają wiedzę i doświadczenie, tj.:
a) posiadają co najmniej 4-letnie doświadczenie w wykonywaniu zawodu radcy prawnego lub/i adwokata (dotyczy co najmniej 2 osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotowego zamówienia),
b) posiadają co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obsłudze prawnej jednostek samorządu terytorialnego wykonywanej osobiście (trzyletni okres doświadczenia zawodowego w obsłudze prawnej jednostek samorządu terytorialnego może obejmować również łączny okres obsługi prawnej w kilku jednostkach samorządu terytorialnego),
c) świadczyli na rzecz jednostki samorządu terytorialnego kompleksową obsługę prawną (na etapie postępowania o zamówienie publiczne, wykonania i rozliczenia) co najmniej jednej inwestycji finansowanej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej o wartości brutto powyżej 3.000.000,00 zł (słownie: trzech milionów złotych),
d) świadczyli na rzecz jednostki samorządu terytorialnego obsługę prawną (na etapie postępowania o zamówienie publiczne) co najmniej jednej inwestycji w zakresie budowy dróg publicznych finansowanej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej o wartości brutto powyżej 2.000.000,00 zł (słownie: dwa miliony złotych), innej niż w pkt 2 lit. c,
e) występowali jako pełnomocnik jednostki samorządu terytorialnego minimum 5 (pięć) razy przed sądami powszechnymi lub administracyjnymi;
f) występowali jako pełnomocnik jednostki samorządu terytorialnego minimum 1 (jeden) raz przed Krajową Izbą Odwoławczą;
3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje minimum 2 (dwoma) osobami, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotowego zamówienia, z tym zastrzeżeniem, że przynajmniej 1 (jedna) osoba musi spełniać wszystkie warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia, a druga osoba musi spełniać przynajmniej 2 (dwa) warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia.
Rozdział 8. Wymagane oświadczenia i dokumenty
1. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. W celu potwierdzenia spełniania warunków Wykonawca składa wykaz osób wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotowego zamówienia wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, o których mowa w Rozdziale 7.
3. Do wykazu, o którym mowa w pkt 2 należy dołączyć kserokopie uprawnień do wykonywania zawodu oraz dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia przez osoby wskazane do realizacji zamówienia (np. kopie umów zleceń, świadectw pracy, zaświadczenia, referencje itp.).
Rozdział 9. Opis sposobu obliczania ceny
Oferowana cena za wykonanie przedmiotu zamówienia winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonywaniem zamówienia w okresie jego realizacji, być ceną kompletną, jednoznaczną, ostateczną i wyrażoną w złotych polskich.
Rozdział 10. Miejsce i termin składania ofert
1. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Gminy Werbkowice, ul. Zamojska 1, 22-550 Werbkowice, pokój nr 2 (Sekretariat) w każdym dniu roboczym w godzinach urzędowania w terminie do dnia 10 listopada 2017 roku do godziny 12:00 (decyduje data wpływu).
2. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona bez otwierania.
3. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień składania ofert.
Rozdział 11. Sposób przygotowania oferty
1. Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania, w języku polskim, w formie pisemnej.
2. Formularz oferty i wymagane załączniki muszą być podpisane przez osobę(-y) upoważnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy.
3. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
4. Oświadczenia sporządzane na podstawie wzorów stanowiących załączniki do niniejszego Zapytania ofertowego muszą być złożone w formie oryginału. Zgodność z oryginałem wszystkich zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez osobę lub osoby, jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnione są dwie lub więcej osoby podpisującą (-e) ofertę, zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
5. Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być naniesione czytelnie i opatrzone podpisem osoby (osób) uprawnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy.
6. Zaleca się, aby wszystkie dokumenty tworzące ofertę były spięte (zszyte) i posiadały kolejno ponumerowane strony.
7. Zaleca się złożenie oferty w dwóch zamkniętych kopertach w następujący sposób:
1) pierwsza – zewnętrza oznakowana wg treści:
Gmina Werbkowice
ul. Zamojska 1, 22-550 Werbkowice
z dopiskiem „Oferta na kompleksową obsługę prawną Gminy Werbkowice w 2018 r.”,
oraz „nie otwierać przed 10 listopada 2017 r. godz. 12.15”.
2) druga – wewnętrzna oznakowana wg treści:
Nazwa Wykonawcy
ulica, nr budynku, Kod pocztowy, miejscowość
z dopiskiem „Oferta na kompleksową obsługę prawną Gminy Werbkowice w 2018 r.”
8. W przypadku nieprawidłowego zaadresowania lub zamknięcia koperty/opakowania Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki i jej przedterminowe otwarcie.
9. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Rozdział 12. Otwarcie ofert
Otwarcie ofert nastąpi w Urzędzie Gminy Werbkowice, pokój nr 5, w dniu 10 listopada 2017 r. o godz. 12:15.
Rozdział 13. Forma i sposób wynagradzania
1. Za wykonanie usługi Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie miesięczne, płatne z dołu w równych miesięcznych ratach z zastrzeżeniem podpunktu 2, na podstawie wystawionej faktury po zakończeniu każdego miesiąca realizacji zamówienia, w terminie 14 dni od daty doręczenia faktury.
2. Niezależnie od wynagrodzenia, o którym mowa w podpunkcie 1 Zamawiający zwracać będzie Wykonawcy koszty zastępstwa sądowego zasądzone na rzecz Zamawiającego lub jemu przyznane w ugodzie, w postępowaniu polubownym lub postępowaniu egzekucyjnym, po ich ściągnięciu od strony przeciwnej, z pierwszych sum wyegzekwowanych na poczet wierzytelności objętych tytułem.
Rozdział 14. Informacje dodatkowe
1. Informacje o wyborze oferty, ewentualnym innym rozstrzygnięciu zostaną umieszczone na stronie BIP Urzędu.
2. Wójt zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania w każdym przypadku.
3. W załączeniu:
1) formularz oferty - załącznik nr 1;
2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotowego zamówienia – załącznik nr 2.
Zatwierdził:
Wójt
Lech Bojko